Le partenaire administratif dédié aux officines
Externalisez votre gestion administrative à un interlocuteur dédié.
La gestion administrative d’une officine est devenue un véritable métier. Coopérations commerciales, facturation, rapprochements, réclamations laboratoires, suivi documentaire, contrôle des remises, gestion quotidienne des e-mails… autant de missions indispensables qui mobilisent un temps considérable.
Fidoria prend en charge l’ensemble des missions administratives que vous choisissez de nous confier, selon une organisation adaptée à votre pharmacie.
En un coup d’œil
Les missions que nous prenons notamment en charge :
Coopérations commerciales
- Déclarations BRI, MEA et opérations commerciales
- Facturation des coopérations commerciales et RFA
- Suivi des participations
- Vérification des paiements
- Contrôle des remises
- Réclamations auprès des laboratoires
Gestion administrative quotidienne
- Gestion d’une à deux boîtes mail
- Tri et traitement des demandes administratives
- Classement documentaire
- Organisation et suivi des dossiers
- Production documentaire
- Point quotidien sur les urgences
Fournisseurs et contrôle administratif
- Rapprochement factures / bons de livraison / LCR
- Suivi des règlements
- Vérification des avoirs
- Contrôle des anomalies administratives
- Suivi des partenaires stratégiques
Pilotage
- Tableau de suivi personnalisé
- Reporting régulier
- Priorisation des dossiers
- Suivi des actions
- Rapprochements bancaires simples
Votre accompagnement
- Une gestionnaire dédiée
- Communication quotidienne
- Organisation personnalisée
- Réponse sous 24 heures ouvrées
- Microsoft OneDrive sécurisé
- Forfait fixe
Tarif
1 890 € HT / mois
( TVA non applicable art. 293 B du CGI )
Une prestation comptabilisée en charge d’exploitation, sans les contraintes d’un recrutement.
Une mise en place progressive
Notre objectif n’est pas de modifier votre organisation, mais de nous intégrer à celle que vous avez déjà construite.
Nous définissons ensemble :
- les missions confiées ;
- les interlocuteurs ;
- les outils utilisés ;
- les modalités de communication ;
- les priorités de votre officine.
Ainsi, la collaboration se met en place progressivement, sans perturber le fonctionnement quotidien de votre équipe.
Accédez directement aux différentes rubriques
Pourquoi avons-nous créé cette offre ?
Le métier de pharmacien a profondément évolué.
Aujourd’hui, une officine ne se limite plus à la délivrance des traitements et au conseil des patients. Les titulaires doivent également gérer les négociations commerciales, les coopérations laboratoires, la facturation, les rapprochements administratifs, les réclamations, les plannings, les fournisseurs, les obligations réglementaires et de nombreuses tâches de gestion.
Au fil des années, ces missions se sont accumulées jusqu’à représenter une charge administrative importante, souvent répartie entre plusieurs collaborateurs déjà fortement sollicités.
Cette réalité conduit fréquemment aux mêmes constats : des dossiers reportés, des échéances dépassées, des opérations commerciales oubliées ou simplement un manque de temps pour assurer un suivi aussi rigoureux qu’il le faudrait.
C’est pour répondre à cette évolution du métier que Fidoria a développé un accompagnement exclusivement dédié à la gestion administrative des pharmacies.
Une organisation pensée pour les officines
Chaque pharmacie possède sa propre organisation.
Chez Fidoria, nous ne demandons pas aux équipes de modifier leurs habitudes de travail.
Nous adaptons notre fonctionnement au vôtre.
Notre accompagnement repose sur quatre principes.
Un gestionnaire dédié
Vous échangez toujours avec le même interlocuteur, qui connaît votre pharmacie, vos habitudes de travail et assure le suivi de vos dossiers.
Une organisation personnalisée
Chaque mission est organisée selon vos méthodes, vos priorités et vos outils.
Une communication quotidienne
Téléphone, e-mail, WhatsApp ou Microsoft Teams : nous privilégions des échanges simples, rapides et efficaces.
Des process structurés
Chaque mission suit une organisation claire afin d’assurer un suivi fiable et durable.
Les missions prises en charge
Coopérations commerciales
Les coopérations commerciales représentent un enjeu financier important pour les officines. Leur suivi demande une organisation rigoureuse et une vigilance permanente.
Fidoria assure notamment :
- le suivi mensuel des coopérations commerciales ;
- les déclarations des opérations commerciales (BRI, MEA…) ;
- la facturation des coopérations commerciales et des RFA ;
- la vérification des pièces justificatives ;
- le suivi des paiements ;
- le contrôle des remises ;
- les réclamations administratives auprès des laboratoires.
L’objectif est de sécuriser le suivi des opérations négociées et d’offrir une meilleure visibilité sur les dossiers en cours.
Gestion administrative quotidienne
Nous assurons la gestion quotidienne des missions administratives qui rythment la vie d’une officine.
Cela comprend notamment :
- la gestion d’une à deux boîtes mail administratives ;
- le tri et le traitement des demandes ;
- le classement documentaire ;
- la préparation et la production de documents ;
- le suivi des dossiers ;
- les rappels et urgences quotidiennes.
Vous disposez d’une organisation claire, sans accumulation de tâches administratives.
Fournisseurs et contrôle administratif
Le suivi administratif des fournisseurs participe directement à la qualité de votre organisation.
Nous réalisons notamment :
- le rapprochement des factures, bons de livraison et LCR ;
- le suivi des règlements ;
- la vérification des avoirs ;
- le contrôle des anomalies administratives ;
- les réclamations lorsque cela est nécessaire.
Pilotage administratif
Afin que vous conserviez une vision claire de votre activité administrative, nous mettons en place :
- un tableau de suivi personnalisé ;
- un reporting régulier ;
- la priorisation des actions ;
- un suivi des dossiers sensibles ;
- des points de situation ;
- des rapprochements administratifs simples des flux bancaires.
Une collaboration simple
Notre objectif est de nous intégrer naturellement dans votre fonctionnement.
La mise en place s’effectue progressivement afin de définir ensemble les missions confiées, les interlocuteurs, les accès nécessaires et les méthodes de travail.
Au quotidien, vous bénéficiez :
- d’un gestionnaire dédié ;
- d’une communication quotidienne ;
- d’un espace documentaire sécurisé Microsoft OneDrive ;
- d’un engagement de prise en charge sous 24 heures ouvrées ;
- d’un forfait fixe, sans frais cachés.
Les bénéfices pour votre pharmacie
En confiant votre gestion administrative à Fidoria, vous bénéficiez notamment :
✔ d’un gain de temps au quotidien ;
✔ d’une meilleure organisation ;
✔ d’un suivi rigoureux des coopérations commerciales ;
✔ d’une sécurisation de la facturation ;
✔ d’un meilleur contrôle des paiements, remises et avoirs ;
✔ d’une réduction des erreurs et des oublis administratifs ;
✔ d’une visibilité permanente sur vos dossiers.
Échangeons sur votre organisation
Chaque pharmacie possède ses propres contraintes et son propre fonctionnement.
Lors d’un entretien découverte, nous échangeons sur votre organisation actuelle afin d’identifier les missions qui peuvent être confiées à Fidoria et la manière dont nous pouvons nous intégrer durablement au sein de votre officine.
Complétez votre accompagnement
Parce que les besoins d’une officine ne se limitent pas à la gestion administrative, Fidoria propose également des accompagnements complémentaires, pensés pour répondre aux autres enjeux du quotidien des pharmacies.
Accompagnement RH
Le suivi administratif du personnel représente une charge importante pour de nombreuses officines.
Fidoria vous accompagne dans l’organisation de vos ressources humaines avec des prestations telles que :
- gestion des plannings ;
- suivi administratif des salariés ;
- transmission des variables de paie ;
- suivi des absences et congés ;
- recrutement et présélection des candidats.
Découvrir le forfait Accompagnement RH →
Visibilité digitale
Votre présence en ligne est devenue un véritable levier de développement.
Nous vous accompagnons dans la gestion de votre image digitale grâce à :
- l’optimisation de votre fiche Google Business Profile ;
- la gestion des avis clients ;
- l’animation de vos réseaux sociaux ;
- la création d’un calendrier éditorial ;
- la publication régulière de contenus.
Découvrir le forfait Visibilité digitale →
Une même exigence de qualité
Quel que soit l’accompagnement choisi, Fidoria applique les mêmes principes :
✔ Un interlocuteur dédié.
✔ Une organisation personnalisée.
✔ Une communication simple et réactive.
✔ Des forfaits fixes, sans frais cachés.
✔ Une approche entièrement adaptée au fonctionnement de votre officine.
Une expertise avant tout dédiée aux officines
La gestion administrative des officines constitue aujourd’hui le cœur de métier de Fidoria.
Nous continuons néanmoins à accompagner, de manière plus ponctuelle, des entreprises de proximité telles que les artisans, commerces, restaurants, boulangeries ou professions libérales, lorsque leurs besoins correspondent à notre expertise.